Trucos de Word

35 Trucos para Microsoft Word

Microsoft Word es el procesador de texto.Este programa,
además de servir para de introducir texto, imágenes y dibujos
nos permite trabajar con ellos aplicándoles formatos, estilos y
diseños para que tomen una apariencia profesional, atributos
que antes estaban reservados solo a programas de diseño.

Espaciado de párrafos: Para cambiar el espaciado del párrafo en el
que se encuentra el cursor, podemos evitar usar el menú
presionando “CTRL” y “1” para un espaciado normal,
“CTRL” y “5” para un espaciado de 1,5 líneas, “CTRL” y “2”
para espacio de dos líneas y “CTRL” y “0” para espacio entre párrafos.

Información sobre el sistema: A veces queremos conocer
datos del hardware de nuestro ordenador
(sobre el software instalado en el) y recurrimos a programas
específicos, sin conocer que desde Microsoft Word simplemente
presionando “CTRL”, “ALT” y “F1” accedemos a información sobre estos temas.

Figura 2.

Notas: En cualquier momento, podemos escribir una nota al pie
mediante las teclas “ALT”, “CTRL” y “O” o bien al final del
documento si presionamos ““ALT”, “CTRL” y “L”

Seleccionar todo: Cuando necesitemos seleccionar todo el texto
del documento usemos “CTRL” y “E”.

Círculos y cuadrados: Cuando usamos la herramienta elipse o
rectángulo, es muy difícil lograr círculos o cuadrados perfectos,
a menos que mantengamos presionadas las teclas
“CTRL” y “ALT” mientras dibujamos.

Líneas: Para dibujar líneas verticales o con una inclinación de
45 grados, debemos trazarlas manteniendo presionada la tecla “Mayús.”.

 

Incrustar Fuentes TrueType: Con frecuencia, cuando llevamos un
documento de Word de un ordenador a otro, nos encontramos con
que las fuentes que utilizamos al crear el documento en nuestro
ordenador no están instaladas en el ordenador de destino, haciendo
que partes del texto no se visualicen correctamente.
Podemos solucionar esto si incrustamos las fuentes en nuestro documento,
de forma que “viajen” dentro de el y no tengamos problemas.
Para hacerlo, seleccione Guardar como/Herramientas/Opciones al grabar.
Una vez desplegada la ventana de opciones,
Seleccione Incrustar Fuentes TrueType. También podremos decidir
si incrustamos la fuente completa o solo los caracteres que utilizamos.
Esto último es interesante para no hacer el documento demasiado
pesado si solo usamos un par de caracteres no estándar.
Figura 3.

Protección antivirus en macros de Word: Una de las formas de entrada
de los virus en nuestro ordenador son las macros que incluyen algunos
archivos y que se ejecutan nada más abrirlos. Las macros son pequeños
programas en Visual Basic Para Aplicaciones. Tanto Excel como Word
tienen la posibilidad de incluirlas en sus documentos y hojas de cálculo
respectivamente por lo que corremos el riesgo de que al ir abrir un
documento de Word o un libro de Excel incluyan algún virus.
En el caso de Word, generalmente no utilizamos Macros, así
que se puede evitar este riesgo deshabilitándolas por defecto.
Para ello, debemos ir al menú Herramientas / Macro / Seguridad
y seleccionar el nivel que queramos de protección: alto, medio o bajo.

Herramienta de contar palabras: La barra de herramientas
“Contar Palabras” (Figura 4) permite actualizar fácilmente el
conteo de palabras en un documento sin tener que ir al cuadro de diálogo
“Contar palabras”. Adicionalmente, con “Contar Palabras” tienes más
flexibilidad al poder contar las palabras de los encabezados y pies de página en tu documento.

Para activar esta función, en el menú Ver, elige Barra de herramientas y después Contar Palabras.

Personalizar documentos con una marca de agua: Si estás trabajando
en un documento en Microsoft Word Office XP, puedes aplicar una marca
de agua como fondo a cada página, fácil y rápidamente.
Esto servirá para que si alguien fotocopia tus documentos impresos puedas
identificarlos mediante la marca. Para hacerlo, hay que ir al Menú “Formato”.
En el. Se escoge la opción “Fondo” y luego “Marca de agua impresa”.
En la nueva ventana esta la opción de insertar una imagen o un texto como
fondo al documento

Traducción rápida de una palabra (o frase): Se puede utilizar Word (Office XP)
para realizar traducciones. Efectivamente, Word ofrece una herramienta fácil
de manejar y de gran utilidad. Para utilizarla, debemos acceder al

Menú “Herramientas”, escoger la opción “Idioma” y luego ir a Traducir”.

Automáticamente se activa el Panel de Tareas “Traducir” , allí esta la opción
de escribir el texto que deseamos traducir, seleccionar el tipo de diccionario
entre las diferentes opciones o simplemente traducir en línea a través de Internet.
Esta última opción permite traducir entre idiomas al documento completo.

Desactivar etiquetas inteligentes: A muchos usuarios de Word le resultan
incómodos los marcadores que aparecen sobre algunas palabras, llamados etiquetas
inteligentes, que reconocen nombres, fechas, horas, lugares, números de teléfono y
direcciones de email. Para desactivarlas, seleccione Herramientas / Opciones de
Autocorrección y haga clic en la pestaña Etiquetas Inteligentes. Vacíe las casillas ”
Etiquetar texto con Etiquetas Inteligentes” y “Mostrar botones de Acción de
Etiquetas Inteligentes” y haga clic en OK. (Puede activar o desactivar individualmente
las funciones de Etiqueta Inteligente marcando o vaciando las casillas de la lista
de Reconocedor).

  •  Figura   
  • Figura 4.Figura

 Imprimir varias páginas en una hoja: Cuando es necesario imprimir un
documento extenso para dar una revisión rápida a aspectos tales como el diseño
de las páginas o la consistencia de los títulos resulta un verdadero desperdicio
de papel, tiempo y dinero imprimir cada página en una hoja de papel. Sin embargo,
Word permite acomodar varias páginas en una misma hoja. Para ello, oprima
las teclas “CTRL” y “P”, escoja el número de páginas que quiere imprimir en
cada hoja en la casilla ‘Páginas por hoja’ (máximo 16) y dé clic en Aceptar.
Eso imprime vistas en miniatura de las páginas.

Trabajar a pantalla completa: En ciertos momentos es útil que el documento
de Word en el que está trabajando ocupe todo el espacio de la pantalla. Al seleccionar
la opción ‘Pantalla completa’ del menú Ver, todas las barras y menús de Word
desaparecen, y únicamente queda el documento. Para regresar a la forma de trabajo
normal, oprima la tecla “ESC” (o dé clic en el botón flotante ‘Cerrar pantalla completa’).
Si solo necesita utilizar momentáneamente alguna herramienta, lleve el cursor al borde
superior de la pantalla para que se despliegue la barra de menús.

Imprimir varios archivos sin tener que abrirlos: Word nos permite imprimir
varios documentos al mismo tiempo, y ni siquiera tenemos que abrirlos. Para ello,
haremos clic en el menú Archivo, seleccionaremos Abrir, y luego marcaremos todos
los documentos que necesitamos imprimir (se pueden escoger más de uno oprimiendo
“CTRL” antes de dar clic en ellos) Por ultimo, hacemos clic derecho en uno de los archivos
y escogemos Imprimir.

Imagen en varias páginas: Si deseamos, por diseño o requisito, que aparezca una
misma imagen en todas las páginas que vayamos creando en un documento de Word
y queremos evitar el estar acomodando cada pagina (y no nos queden iguales), podemos
seguir los siguientes pasos para hacerlo fácilmente:

1.- En el documento de Word agregamos un cuadro de texto en la posición donde se
desea insertar el dibujo o la imagen.
2.- Insertamos la imagen que desees en él.
3.- En la barra de dibujo hacemos clic en el botón: Dibujo.
4.- Escogemos el menú de: Ordenar.
5.- Hacemos clic en la opción: Detrás del texto.
6.- Seleccionamos el dibujo y vamos al menú: Insertar.
7.- Elegimos Autotexto en el submenú: Autotexto.
8.- Escribimos un nombre corto, ejemplo: “ttt”.
9.- Damos clic en el botón: Agregar.
10.- Cuando terminamos de escribir en esa página y pasamos a la siguiente solo tecleamos el texto agregado (en el ejemplo “ttt”) y pulsamos la tecla: F3.

Figura 6. Figura 6.

El puntero secreto de Word:
Probablemente se encuentre entre los usuarios
de Word que desconocen que se puede cambiar el cursor del mouse dentro de
los documentos de este programa. En efecto, si presionamos las teclas
“CTRL”, “ALT” y “+” (del teclado numérico) veremos que la forma del cursor se
transforma en un símbolo que recuerda sospechosamente al logo de Microsoft Office.
Para volver el cursor del mouse a su forma habitual, tan sólo tendremos que volver a
pulsar las mismas teclas. Verás cómo se abre un cuadro de diálogo de personalizar
teclado. Haz clic en cerrar el puntero volverá a su forma habitual.

Auto escritura: Muchas veces queremos probar como quedan diferentes fuentes o
formatos de textos, etc. sobre un texto extenso, y no queremos escribir una
página solamente para hacer una prueba. En estos casos, podemos escribir
solamente “=rand ()” al principio de un documento nuevo de Word, y aparecerá
escrito un párrafo completo (ver figura 7). Si queremos modificar la longitud del
texto, podemos poner dos parámetros (números) dentro del paréntesis, algo
como “=rand(12,5)”. Experimenta un poco para ver los resultados.

Este es un “truco” a mitad de camino entre lo meramente útil y lo divertido.

Figura 7.
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